Mô hình phòng họp không giấy là gì?

Ngày nay, xu hướng công nghệ 4.0 ngày càng phát triển cùng với đó là môi trường làm việc ngày càng năng động. Nên không gian làm việc phải đáp ứng các yêu cầu khắt khe. Việc áp dụng thiết bị thông minh vào không gian làm việc ngày càng đa dạng và phổ biến. “Phòng họp không giấy” là một ví dụ điển hình cho việc áp dụng công nghệ 4.0.

Phòng họp thông minh không giấy

Phòng họp không giấy là một giải pháp sử dụng các thiết bị thông minh giúp giảm thiểu tối đa văn bản giấy tờ giúp ngắn thời gian và nâng cao chất lượng cuộc họp. Các đại biểu tham gia cuộc họp sẽ sử dụng các màn hình tại mỗi vị trí để hiển thị tài liệu, số liệu, biểu quyết,…

Tùy thuộc vào tính chất cuộc họp và chi phí xây dựng phòng họp mà có các giải pháp thiết bị khác nhau như Laptop, Máy tính bảng, Smartphone,…

Với “phòng họp không giấy” các tài liệu dành cho buổi họp sẽ được chuẩn bị và cập nhật lên các thiết bị thông minh tại vị trí của mỗi đại biểu từ hệ thống máy chủ. Với khả năng truyền file, các đại biểu cũng có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu báo cáo của mình cho các đại biểu khác trong phòng họp.

Bằng các thiết bị thông minh, đại biểu còn có thể đánh dấu những thông tin quan trọng trên tài liệu và ghi lại hình ảnh video cuộc họp giúp tránh những thiếu sót thông tin. Các đại biểu cũng có thể cập nhật và tìm kiếm các thông tin liên quan qua hệ thống internet ngay tại phòng họp, giúp tăng tính kịp thời nâng cao hiệu quả trong xử lý công việc.

Đối với một phòng họp ngoài giải pháp phòng họp không giấy còn có các giải pháp hiển thị màn hình ghép LCD, màn hình LED, hệ thống họp trực tuyến,…

Lợi ích mà phòng họp không giấy mang lại

Với phòng họp không giấy, không gian cuộc họp sẽ được tiết kiệm tối đa bởi các đại biểu không phải mang theo nhiêu tài liệu giấy.

Các cuộc họp cũng được diễn ra nhanh hơn và mang lại hiệu quả tốt hơn nhờ hệ thống chia sẻ dữ liệu.

Với việc sử dụng thiết bị công nghệ, các phòng họp không giấy đã giảm thiểu được số lượng lớn giấy tờ không cần thiết. Giúp giảm thiểu chất thải ra môi trường và góp phần bảo vệ môi trường.

Tuy chi phí đầu tư trang thiết bị hiện đại ban đầu của phòng họp không hề nhỏ nhưng sẽ tiết kiệm rất nhiều chi phí khác. Nên về lâu dài phòng họp không giấy sẽ tiết kiệm được khá nhiều chi phí.

Những khó khăn và thách thức

Tuy lâu dài phòng họp không giấy sẽ tiết kiệm chi phí, nhưng chi phí trang thiết bị ban đầu không hề nhỏ đã làm cho nhiều cơ quan phải suy nghĩ.

Kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cũng là một vấn đề đối với các đại biểu. Dù họ là ai thì khi tiếp xúc với một công nghệ mới các đại biểu cũng sẽ khó tiếp nhận được công nghệ do chưa được học tập và tìm hiểu kỹ lưỡng về các thiết bị.

Đối với cơ quan nhà nước và các doanh nghiệp thì việc bảo mật thông tin là rất quan trọng. Chính vì vậy đây là mối lo lắng hàng đầu khi ứng dụng công nghệ thông minh vào phòng họp khi mà các tin tặc có thể thông qua các lỗ hổng trên hệ thống để đánh cắp thông tin.

Các phương án giải quyết

Các tổ chức, doanh nghiệp nên sử dụng các giải pháp sử dụng thiết bị có sẵn và các đại biểu kết nối hệ thống bằng chính các thiết bị thông minh của họ. Điều này giúp giảm chi phí đầu tư đồng bộ thiết bị đối với đại biểu.

Để các đại biểu sử dụng kỹ năng công nghệ thông tin thành thạo, cần phải có các buổi đào tạo thực hành chuyển giao công nghệ. Bên cạnh đó phải để cho các đại biểu có thời gian để học hỏi các công nghệ mới.

Với các vấn đề về bảo mật thông tin thì các phòng họp không giấy nên sử dụng các phần mềm chuyên dụng dành cho phòng họp để được thiết lập các tính năng bảo mật dữ liệu. Đồng thời các cơ quan và doanh nghiệp nên sử dụng các trình quản lý người dùng, kiểm soát người dùng, mã hóa tài liệu và kiểm soát bảo mật di động.

Để được tư vấn “Lắp đặt phòng họp thông minh không giấy tờ” vui lòng liên hệ:

Công Ty Cổ phần Đầu tư HCOM

Địa chỉ: Số 3, ngách 70/2, Phố Ngọc Khánh, P. Ngọc Khánh, Q. Ba Đình, TP. Hà Nội.

VPGD: Số 35, ngõ 45, Trần Thái Tông, Cầu Giấy, TP. Hà Nội.

Số điện thoại: 024 3748 1381

Hotline: 0906.213.066 / 0906.219.788

Email: hieu.phamchi@hcom.vn

Website: hcom.vnthegioimanhinh.vnshopdienmay.com

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

0906.213.066